Les listes de contrôle institutionnelles aident les parties prenantes à planifier, répartir et surveiller les tâches et les activités. Elles aident à organiser les horaires et les routines pour optimiser la conformité ou soutenir l'auto-évaluation. Les listes de contrôle sont généralement utilisées dans les écoles, les centres de santé ou d'autres institutions.

Les listes de contrôle institutionnelles facilitent l'identification et la mise en œuvre des tâches et des activités. Dans la mesure du possible, les tâches et les activités doivent être convenues conjointement avec les personnes qui les entreprennent afin de créer un sentiment d'appartenance. Les catégories peuvent inclure une liste de tâches à entreprendre, quand et par qui. Idéalement, la catégorie appropriée est signée et datée lorsque la tâche est terminée. Les listes de contrôle peuvent également être utiles pour les activités d'évaluation ou de suivi. Si, par exemple, le nettoyage des latrines scolaires est surveillé, les listes de contrôle aident à savoir quand l'activité a été effectuée et par qui. Les listes de contrôle peuvent aider le personnel technique ou les gardiens à effectuer des tâches opérationnelles et de maintenance récurrentes en fournissant un aperçu du moment, du lieu et de la manière dont la tâche doit être effectuée. Les listes de contrôle peuvent aider le personnel à respecter des normes spécifiques d'infrastructure ou autres. Elles peuvent également renforcer la redevabilité en veillant à ce que chacun sache quoi faire et si cela a été fait.

Applicabilité

Les listes de contrôle ont une variété d'utilisations et peuvent être utilisées dans la plupart des contextes et à toutes les étapes du cycle du programme. Les listes de contrôle institutionnelles peuvent simplifier l'accomplissement des responsabilités en fournissant une présentation visuelle des tâches et des mesures requises. Elles peuvent, en même temps, créer une pression (sociale) pour les accomplir.

Faire

• Structurer la liste de contrôle de manière à ce qu'elle soit claire et facile à utiliser

• Rendre les listes de contrôle visibles pour tout le monde lors de la documentation des calendriers de nettoyage ou des tâches de maintenance

• Selon les niveaux d'alphabétisation, il peut être préférable d'utiliser des symboles ou des graphiques sur la liste de contrôle, plutôt que du texte

Ne le faites pas

• Ne pas compliquer une liste de contrôle avec de longues phrases et trop de tableaux à remplir

Exemple pratique

Le réseau WASH dans les écoles (WASH in Schools Network) fournit des listes de contrôle utiles pour la gestion du COVID-19 dans les écoles, y compris les entrées d'école, les salles de classe et les toilettes. Les listes de contrôle sont publiées par la GIZ, l'UNICEF, WaterAid et Save the Children. Les listes de contrôle guident les éducateurs, les praticiens et les autres acteurs scolaires sur les considérations clés à prendre en compte lors de la réouverture des écoles, pour empêcher la propagation du COVID-19. Les listes de contrôle divisent également les tâches en jours de la semaine, à signer et à dater par les superviseurs respectifs.