يمكن جمع البيانات المتعلقة بوظائف نظام المياه وأدائه و تكاليف التشغيل والجودة وتحليلها وتنظيمها لتحسين إدارة وتشغيل وسلامة إمدادات المياه في المناطق الحضرية والريفية. يجب معالجة هذه البيانات التي تتكون من قياسات أو إحصاءات أو بيانات جغرافية أو بيانات نوعية، في شكل معلومات (تُعرّف على أنها المعرفة المكتسبة من البيانات) ونقلها إلى الجهات الفاعلة ذات الصلة، لكي تكون فعالة. يمكن بعد ذلك استخدام هذه المعلومات لتقييم إمدادات المياه ومراقبتها وإدارتها وتحسينها والدعوة للموارد والتخطيط لمشاريع قطاع المياه.

تقييم نظم المعلومات الحالية

تتكون نظم المعلومات من الأدوات والمكونات لتنظيم وإيصال المعلومات داخل مؤسسة أو برنامج، بما في ذلك تلك القائمة على التفاعلات البشرية والورق والأدوات الصوتية والأدوات الرقمية. تشمل تكنولوجيا المعلومات والاتصالات (ICT) الأدوات الإلكترونية المستخدمة في جمع البيانات أو تنظيمها أو تخزينها أو الوصول إليها أو معالجتها أو نقلها.

ينبغي احترام سياسات الدولة بشأن تكنولوجيا المعلومات والاتصالات (إن وجدت)، وينبغي إشراك سلطات المياه، حيثما أمكن، في اختيار تكنولوجيا المعلومات والاتصالات المناسبة. قبل أن تقرر ما إذا كان النظام الجديد لجمع المعلومات وإدارتها ضروريًا، يجب تقييم الأنظمة الحالية، التي ربما كانت موجودة قبل حالة الطوارئ. تتمثل إحدى أدوات تخطيط هذه الأنظمة في مخطط تدفق البيانات (DFD، وفقًا للاختصار الإنجليزي)، وهو طريقة تحليل ترسم ال مدخلات والعمليات وال مخرجات داخل النظام، وبالتالي نمذجة كيفية جمع البيانات ونقلها. DFDs له أربعة عناصر: (1) الكيانات الخارجية (المنظمات خارج حدود النظام)؛ (2) العمليات (تحويلات أو تغييرات في البيانات)؛ (3) مخازن البيانات (التخزين المادي للبيانات، مثل دفتر الملاحظات أو ملف الكمبيوتر) و (4) تدفق البيانات (نقل البيانات بين العناصر السابقة). يتم التقاط هذه العناصر من خلال المقابلات ومراقبة إدارة البيانات والسجلات الموجودة. يمكن بعد ذلك استخدام بيانات DFD الناتجة لفهم العمليات الحالية (على سبيل المثال، ما هي البيانات التي يتم جمعها؟ من المشارك؟ كيف يتم توزيع البيانات؟ من لديه حق الوصول إلى البيانات؟) ونمذجة التغييرات المحتملة في أنظمة المعلومات. عند تقييم أنظمة المعلومات الحالية أو التفكير في إجراء تعديلات، من المهم مراعاة أسئلة مثل:

• ما أنواع القرارات التي يمكن اتخاذها للحفاظ على نظام المياه هذا أو تحسينه (على سبيل المثال، إصلاح نقاط المياه ومعالجة المياه)؟ 
• ما هي المعلومات اللازمة لاتخاذ تلك القرارات (على سبيل المثال، وظيفية/غير وظيفية، ملوثة/آمنة)؟ 
• كيف سيتم جمع هذه البيانات، ومن (أو ماذا) سيعالج البيانات ويحللها (على سبيل المثال، موظفو المنظمات غير الحكومية المحلية، ولجنة نقطة المياه، وأجهزة الاستشعار)؟ 
• من الذي يحتاج إلى رؤية المعلومات لاتخاذ القرارات (على سبيل المثال، السلطات المحلية، المنظمة الإنسانية، العاملون الصحة المحليون، الأسرة)؟

أدوات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات (ICT) لقطاع المياه

يعتمد نظام المعلومات الأمثل على أنواع البيانات التي سيتم جمعها (على سبيل المثال، رقمية، أو نصية، أو مرئية)، عند الحاجة إليها (لمرة واحدة، أو لفترة دورية، أو روتينية؛ الملاحظات أو النظام التفاعلي)، الاتجاه الذي ستتدفق فيه (اتجاه واحد أو تفاعلي) وكيف سيتم نقله (على سبيل المثال يدويًا أو إلكترونيًا). هناك العديد من الأدوات الورقية والهواتف المحمولة لجمع المعلومات المتعلقة بتوفير المياه الصالحة للشرب، والتي تعتمد غالبًا على جداول البيانات وبرامج معالجة الكلمات. يمكن استخدام هذه الأدوات لنظام واحد أو لتجميع المعلومات من أنظمة المياه المتعددة، مثل داخل منطقة أو مرفق المياه. تشمل تقنيات رسم الخرائط المهمة في قطاع المياه GPS (نظام تحديد المواقع العالمي) لتحديد موقع نظام المياه أو مكوناته و GIS (نظام المعلومات الجغرافية) لتصور البيانات القائمة على الموقع وتحليلها. تستخدم الأدوات القائمة على الهاتف المحمول لرسم خرائط نقاط المياه نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) وميزات الكاميرا لحصر نقاط المياه الريفية من خلال جمع البيانات حول نقطة المياه وموقعها؛ في السابق، تم تسجيل هذه الأنشطة على الورق وباستخدام أجهزة GPS خاصة.

 كما تم استخدام الهواتف المحمولة لتحسين عمليات إعداد فواتير مرافق المياه، مثل تتبع العملاء وإصدار (وإتاحة الدفع) فواتير المياه من خلال الأموال عبر الهاتف المحمول أو بطاقات الدفع بدون تلامس أو واجهات قائمة على النصوص والهواتف الذكية وكذلك لإعلام العملاء بانقطاع الخدمة. كما تم استخدام الهواتف المحمولة لجمع النتائج من اختبارات جودة المياه ومقارنتها، التي يتم إدخالها في الهاتف يدويًا أو استخدام كاميرا الهاتف أو الاعتماد على أجهزة الاستشعار المرفقة لتسجيل النتائج ومعالجتها.

وأخيرًا، بينما تعتمد معظم أنظمة الهاتف المحمول على الأشخاص لإدخال البيانات، فإن أنظمة جمع البيانات الأوتوماتيكية التي تسجل البيانات وتعالجها وتنقلها بشكل مباشر موجودة وهي ضرورية عندما تكون إمكانية الوصول والموارد البشرية محدودة. تشمل الأمثلة أجهزة الاستشعار التي تقيس المضخة اليدوية أو وظيفة معالجة المياه وعملياتها واستخدامها؛ إدارة الأصول؛ مستويات خزان تخزين المياه ؛ معايير جودة المياه بعد المعالجة، مثل كمية الكلور المتبقية ومعدلات إنتاج واستهلاك المياه.

استدامة نظم المعلومات

بينما تعمل أنظمة المعلومات على تحسين استدامة أنظمة المياه وعملياتها على النحو الأمثل، فإن أنظمة المعلومات هذه نفسها يجب أن تتم صيانتها.قد يعانون أيضًا من تحديات، مثل نقص مشاركة المستخدم وفشل النظام في تقديم الأداء المتوقع أو تقديم معلومات مفيدة.

مع الوتيرة السريعة للتطور التكنولوجي، يتم تقديم أدوات جديدة لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات باستمرار. قد تستخدم الجهات الفاعلة الإنسانية المختلفة أدوات مختلفة، مما قد يتطلب جهودًا إضافية في تنسيق تدفق البيانات والمعلومات. بإمكان تقديم المساعدة في الوظيفة والاستخدام المستدامين لأنظمة تكنولوجيا المعلومات والاتصالات من خلال ضمان أن الأدوات وأنظمة المعلومات الجديدة تعزز الممارسات القائمة. نظرًا لأنه يجب معالجة البيانات وتحديثها وتحويلها إلى معلومات لتغدوا مفيدة، يجب تقييم أنظمة المعلومات أو أدوات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات بحرص لمعرفة تكاليف دورة حياتها الكاملة والموازنة بينها وبين الفوائد المحتملة لضمان توفر الالتزام والموارد لتبرير مثل هذا الاستثمار.